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      商務會議

      活動慶典服務

      作者:濟南慶典公司 時間:2015-06-09 

      貴公司如果是想在會議過程中對某些重大事件、紀念日、節日等進行慶祝的話,我們可以提供多個慶典活動的方案,包括節慶活動、紀念活動、典禮儀式和其他活動。通過慶典活動,可以渲染氣氛,強化組織的影響力;也可以廣交朋友,廣結良緣;成功的慶典活動還可能具有較高的新聞價值,從而進一步提高組織的知名度和美譽度。

      慶典活動的組織程序

      1)慶典策劃:確定來賓及發放請柬;來賓組成:政府官員、地方實力人物、知名人士、新聞記者、社區公眾代表、客戶代表或特殊人物等?傊,來賓要具有一定的代表性;發放請柬要求:請柬提前7—10天發放。重要來賓請柬發放后,組織者當天應電話致意。慶典頭晚再電話聯系。

      (2)設計慶典活動程序;一般程序:主持人宣布開典;介紹來賓;由組織的重要領導或來賓代表講話;安排參觀活動;安排座談或宴會;邀請重要來賓留言或提字。

      (3)落實致辭人和剪彩:致辭人和剪彩人分己方和客方。己方為組織最高負責人,客方為德高望重、社會地位較高的知名人士;選擇致辭人和剪彩人應征得本人同意。

      (4)編寫宣傳材料和新聞通訊材料;列出慶典主題、背景、活動內容等相關材料,將材料裝在特制的包裝袋內發給來賓。對記者,還應在其材料中添加較詳細的資料,以方便記者寫作新聞稿件。

      (5)慶典活動的接待工作;設置接待室。對所有來賓,都應熱情接待,耐心服務;對重要來賓,要由組織領導親自接待;他們的簽到、留言、食、宿均應由專人負責。

       

      慶典活動注意事項:

      慶典活動既是社會組織面向社會和公眾展現自身的機會,也是對自身的領導和組織能力、社交水平以及文化素養的檢驗。因此,舉辦慶典活動時,公共關系人員應做到準備充分,接待熱情,頭腦冷靜,指揮有序。一般說來,慶典活動應注意以下事項:(1)確定慶典活動主題,精心策劃安排,并進行適當的宣傳。

        (2)擬定出席慶典儀式的賓客名單,一般包括政府要員、社區負責人代表、同行代表、員工代表、公眾代表、知名人士、社團。

        (3)擬定慶典程序,一般為:簽到、宣布慶典開始,宣布來賓名單、致賀詞、致答詞、剪彩等。

        (4)事先確定致賀詞、答詞的人名單,并擬好賀詞、答詞,賀詞、答詞都應言簡意賅。

        (5)確定關鍵儀式人員,如剪彩、揭牌、托牌等;除本單位領導外,還應邀請德高望重的知名人士。

        (6)安排各項接待事宜,事先確定簽到、接待、剪彩、攝影、錄像、擴音等有關服務禮儀人員。

        (7)可在慶典活動中安排節目,如舞龍等;還可邀請來賓題詞,以作為紀念。

        (8)慶典結束后,可組織來賓參觀本組織的設施、陳列等,增加宣傳的機會。

        (9)通過座談、留言形式,廣泛征求意見,并綜合整理、總結經驗。

      慶典活動的包括:

      1.節慶活動

        節慶是利用盛大節日或共同的喜事而舉行的表示快樂或紀念的慶;顒。不同國家甚至同一國家不同地區,都有自己獨特的節日。節日又有官方節日和民間傳統節日之分。常見的官方節日有元旦、婦女節、消費者權益保護日、國際勞動節、兒童節、國慶節、圣誕節、感恩節、復活節等,民間傳統節日有春節、元宵節、清明節、端午節、中秋節等。還有些地方根據自身文化傳統、風俗習慣、土特產等,組織舉辦一些具有地方特色的節慶活動,如北京地壇廟會、湖南的龍舟節、山東濰坊風箏節、德國的啤酒節等。

        節慶日是公共關系部門特別是酒店、賓館等接待服務單位開展公共關系活動的絕好時機。所以,每年6月1日前后,大小商店都會在小孩商品上絞盡腦汁;中秋節前,則會爆發一輪又一輪的月餅大戰;五一和十一長假前夕,旅游勝地和飯店就會大張旗鼓地宣傳和推介其優質的特色服務。

      2.紀念活動

        紀念活動是利用社會上或本行業、本組織的具有紀念意義的日期而開展的公關活動?晒┙M織舉辦紀念活動的日期和時間有很多,如歷史上的重要事件發生紀念日、本行業重大事件紀念日、社會名流和著名人士的誕辰或逝世紀念日;而本組織的周年紀念日、逢五逢十的紀念日及重大成就的紀念日,更是舉辦紀念活動的極好時機。通過舉辦這樣的活動,可以傳播組織的經營理念、經營哲學和價值觀念,使社會公眾了解、熟悉進而支持本組織。因此,舉辦紀念活動實際上又是在做一次極好的公關廣告。

      3.典禮儀式

        典禮儀式包括各種典禮和儀式活動,如開幕典禮、開業典禮、項目竣工典禮、畢業典禮、頒獎典禮、就職儀式、授勛儀式、簽字儀式、捐贈儀式等。在實際工作中,典禮儀式的形式多樣,并無統一模式。有的儀式非常簡單,如某個企業辦公樓的開工典禮,放一掛鞭炮,企業老總喊一聲“開工”,儀式便宣告結束;有的儀式非常隆重、莊嚴,如英國女王登基、國外皇室婚禮及葬禮等,甚至還有一套嚴格的程序和繁文縟節。本公司承辦各種公關禮儀慶典活動,協助客戶在重大的公關禮儀場合樹立良好形象。

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